POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Levamos a sua privacidade muito a sério e solicitamos que leia atentamente esta política de privacidade, uma vez que contém informações importantes sobre quem somos, como e por que razão recolhemos, armazenamos, utilizamos e partilhamos dados pessoais, os seus direitos relativamente aos seus dados pessoais e como nos contactar, bem como às autoridades de supervisão, caso tenha alguma reclamação.

QUEM SOMOS

A Vaxholm Ltd, que opera sob a denominação comercial Space Storage («nós», «nos»), é a operadora do site www.spacestorage.ie. Recolhemos, utilizamos e somos responsáveis por determinadas informações sobre si. Quando o fazemos, estamos sujeitos ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, que se aplica em toda a União Europeia, e somos responsáveis, na qualidade de «responsável pelo tratamento», por esses dados pessoais para efeitos dessas leis. Para quaisquer questões, envie um e-mail para info@spacestorage.ie.

AS INFORMAÇÕES PESSOAIS QUE RECOLHEMOS E UTILIZAMOS

Informações pessoais fornecidas por si

No âmbito da exploração do nosso negócio de armazenamento self-storage, recolhemos informações pessoais quando nos são fornecidas por si, tais como o seu nome, morada postal, endereço de e-mail, números de telefone, identificação e dados de pagamento.

Também recolhemos dados pessoais seus caso se candidate a um emprego na nossa empresa ou venha a trabalhar para nós durante qualquer período de tempo. Neste contexto, os dados pessoais que recolhemos podem incluir: dados de contacto, dados financeiros e de pagamento, dados relativos à formação académica, qualificações e competências, estado civil, nacionalidade, número de identificação pessoal, cargo e currículo.

Informações pessoais fornecidas por terceiros

Ocasionalmente, podemos receber informações sobre si provenientes de outras fontes (tais como agências de referência de crédito), as quais iremos adicionar às informações que já possuímos sobre si, a fim de nos ajudar a prestar-lhe serviços e a melhorar e personalizar o serviço que lhe prestamos. Se se candidatar a um emprego na nossa empresa, poderemos receber informações das pessoas que fornecem referências.

Informações pessoais sobre outras pessoas

Se nos fornecer informações em nome de outra pessoa, na qualidade de contacto alternativo, referência ou familiar mais próximo, confirma que essa pessoa concordou que pode:

  1. dar consentimento em seu nome para o tratamento dos seus dados pessoais;
  2. receber, em seu nome, quaisquer avisos relativos à proteção de dados; e
  3. se for caso disso, dar consentimento para a transferência dos seus dados pessoais para o estrangeiro.

Informações pessoais sensíveis

Normalmente, não lhe pediremos que forneça informações pessoais sensíveis. Só lhe pediremos que forneça informações pessoais sensíveis se for necessário por um motivo específico, por exemplo, se acreditarmos que está a ter dificuldades em gerir a sua conta devido a doença. Caso solicitemos essas informações, explicaremos por que motivo as estamos a solicitar e como pretendemos utilizá-las.

As informações pessoais sensíveis incluem informações relacionadas com a sua origem étnica, opiniões políticas, crenças religiosas, filiação sindical, saúde ou condição física ou mental, vida sexual e se cometeu algum crime. Só recolheremos as suas informações pessoais sensíveis com o seu consentimento explícito.

Crianças

Não recolhemos intencionalmente dados pessoais relativos a crianças com menos de 16 anos. Se for pai/mãe ou tutor de uma criança com menos de 16 anos e considerar que podemos ter informações relativas a essa criança, contacte-nos. Solicitar-lhe-emos que comprove a sua relação com a criança, mas, caso o faça, poderá (sujeito à legislação aplicável) solicitar o acesso e a eliminação dos dados pessoais dessa criança.

COMO E QUANDO RECOLHEMOS INFORMAÇÕES SOBRE SI?

Recolhemos informações diretamente de si, pessoalmente, se vier às nossas instalações para obter informações ou para assinar um contrato de armazenamento, e por telefone, se nos ligar para fazer uma consulta. Recolhemos informações pessoais através do nosso site e das nossas aplicações móveis ou «Apps», bem como de outros sistemas técnicos. Recolhemos estas informações quando utiliza o nosso site ou as nossas Apps para se registar, participar ou receber um serviço nosso, como, por exemplo, solicitar um orçamento online ou aceder a um chat ao vivo. O nosso site também utiliza cookies (consulte a secção «Utilização de cookies» abaixo) e recolhe endereços IP (ou seja, um número que permite identificar de forma única um computador específico ou outro dispositivo na Internet). Recolhemos igualmente informações pessoais quando nos contacta ou nos envia comentários.

Podemos monitorizar e gravar as comunicações consigo (tais como conversas telefónicas e e-mails). Podemos fazê-lo por várias razões, tais como verificar a qualidade do nosso serviço ao cliente, para fins de formação, para prevenir fraudes ou para garantir que estamos a cumprir os requisitos legais.

Se visitar as nossas instalações de armazenamento, alguns dados pessoais poderão ser recolhidos através de dispositivos e sistemas de monitorização, tais como câmaras de circuito fechado de televisão (CCTV) e sistemas de controlo de acesso no local.

Utilização de cookies

Um cookie é um pequeno ficheiro de texto que é colocado no seu computador (ou noutro dispositivo eletrónico, como um telemóvel ou tablet) quando utiliza o nosso site. Utilizamos cookies no nosso site. Fazemo-lo para obter informações como, por exemplo, o número de visitantes nas várias secções do site. Esta informação é processada apenas de forma a não o identificar individualmente. Utilizamos software de análise para examinar endereços IP e cookies, com o objetivo de melhorar a sua experiência enquanto utilizador do nosso site. Não utilizamos esta informação para criar um perfil pessoal seu. Caso recolhamos informações de identificação pessoal, seremos transparentes quanto a isso. Deixaremos claro quando recolhermos informações pessoais e explicaremos o que pretendemos fazer com elas.

Pode configurar o seu navegador para não aceitar cookies e os sites abaixo indicam-lhe como remover cookies do seu navegador. No entanto, algumas funcionalidades do nosso site poderão não funcionar em consequência disso.

Para mais informações sobre a nossa utilização de cookies, consulte a nossa Política de cookies do site.

Para mais informações sobre cookies em geral, visite www.aboutcookies.org ou www.allaboutcookies.org.

Publicidade, análise e partilha de dados com terceiros

Utilizamos determinadas ferramentas, incluindo o Google Ads e o Google Analytics, para avaliar o desempenho das nossas campanhas de marketing e para lhe apresentar anúncios relevantes sobre os nossos serviços (conhecidos como «remarketing» ou «publicidade personalizada») quando visita outros sites.

Informações para utilizadores do EEE, do Reino Unido e da Suíça:

1. Recolha de dados e finalidade:

Quando dá o seu consentimento para a utilização de cookies/tecnologias de publicidade e análise no nosso site, nós e determinados fornecedores terceiros — nomeadamente a Google — recolhemos e tratamos os seus dados pessoais, incluindo identificadores de dispositivo, endereço IP e informações sobre a sua atividade de navegação.

A finalidade desta recolha, partilha e utilização de dados é:

Publicidade personalizada: Apresentar-lhe anúncios adaptados aos seus interesses e à sua atividade anterior no nosso site.
Rastreio de conversões: Avaliar a eficácia da nossa publicidade, verificando se conclui uma ação (como solicitar um orçamento) após clicar num anúncio.
Anúncios não personalizados: Apresentar-lhe anúncios gerais e utilizar cookies para fins como a limitação da frequência e a elaboração de relatórios agregados.
2. Identificação de terceiros (utilização de dados pelo Google):

Como consequência da utilização do Google Ads, o Google atua como um terceiro que pode recolher, receber ou utilizar os seus dados pessoais.

Para garantir total transparência, tal como exigido pela política do Google, pode encontrar informações sobre como o Google utiliza os dados recolhidos em sites que utilizam os seus serviços, visitando a página dedicada:

[Página de Responsabilidade e Privacidade de Dados Empresariais do Google] $https://policies.google.com/technologies/partner-sites$

3. Revogação do consentimento:

Pode facilmente retirar ou alterar o seu consentimento para publicidade e análise a qualquer momento.

Neste site: Utilize a ligação «Definições/Preferências de cookies» [https://flexibox.pt/cookie-policy/] para atualizar as suas opções.
Definições de anúncios do Google: Também pode controlar as informações que o Google utiliza para lhe mostrar anúncios, acedendo às suas Definições de anúncios do Google em $https://myadcenter.google.com/home$.

MOTIVOS PELOS QUAIS PODEMOS RECOLHER E UTILIZAR AS SUAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Recorremos a diferentes fundamentos jurídicos para recolher e utilizar dados pessoais em diferentes situações.

Contratos

Quando nos envia pedidos de informação sobre o armazenamento dos seus dados antes de se tornar cliente, precisamos de recolher informações pessoais sobre si para que possamos tomar as medidas necessárias para celebrar um contrato consigo. Assim que se tornar cliente, precisamos de recolher e utilizar informações pessoais para lhe prestar serviços e para fazer valer o nosso direito a sermos pagos em troca dos nossos serviços, ao abrigo dos nossos termos comerciais/contratuais padrão consigo. Isto inclui a recolha e utilização das suas informações pessoais para:

  1. nos permitir dar seguimento às suas consultas relativas ao armazenamento junto de nós, em conformidade com as diretrizes do setor, e apresentar-lhe o nosso orçamento;
  2. efetuar uma verificação de crédito — consulte a secção «Verificação de crédito» abaixo;
  3. elaborar um contrato de armazenamento consigo e providenciar uma cobertura de seguro, se necessário;
  4. gerir quaisquer contas que tenha connosco;
  5. contactá-lo por motivos relacionados com o serviço que contratou ou para lhe fornecer as informações que solicitou;
  6. processar o pagamento dos nossos serviços;
  7. notificá-lo de quaisquer alterações no nosso site ou nos nossos serviços que possam afetá-lo; e
  8. resolver litígios ou cobrar pagamentos em atraso.

Se se candidatar a um emprego na nossa empresa, iremos recolher e utilizar dados pessoais para processar a sua candidatura e verificar as suas referências. Se for contratado por nós, iremos recolher e utilizar os seus dados pessoais para celebrar um contrato de trabalho consigo e para gerir a relação laboral, incluindo efetuar pagamentos a si, tratar de questões fiscais, garantir práticas de trabalho seguras, monitorizar e gerir o acesso do pessoal aos sistemas e instalações, monitorizar ausências e desempenho e realizar avaliações.

Obrigações legais

Recolhemos e utilizamos informações pessoais dos nossos clientes e colaboradores para cumprir as nossas obrigações legais. Por exemplo, faremos cópias de documentos que o identifiquem para que possamos cumprir os requisitos de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo.

Interesses comerciais legítimos

A nossa prioridade é garantir que prestamos um serviço seguro e de alta qualidade aos clientes e que damos seguimento eficaz às consultas, embora reconheçamos que nem todas as consultas conduzirão a uma relação comercial ou a um contrato. Recolhemos dados pessoais para:

  1. dar seguimento às consultas de acordo com as diretrizes do setor e fornecer orçamentos para armazenamento/detalhes de ofertas;
  2. realizar estudos e analisar os padrões de comportamento dos visitantes do site;
  3. personalizar o nosso website e o seu conteúdo de acordo com as suas preferências específicas;
  4. melhorar os nossos serviços;
  5. detetar e prevenir fraudes;
  6. impedir que conteúdos ofensivos, inadequados ou censuráveis sejam enviados ou publicados nos nossos sites, ou para impedir qualquer outra forma de comportamento perturbador.

Uma característica fundamental do nosso serviço de armazenamento é a utilização de câmaras de videovigilância nas instalações de armazenamento. Recolhemos e tratamos imagens de videovigilância

  1. para que possamos cumprir a nossa obrigação contratual de proporcionar um ambiente de armazenamento seguro;
  2. para determinar se está a realizar alguma ação que viole o seu contrato connosco; e
  3. para colaborar na investigação ou defesa de qualquer crime ou outra investigação.

Também lhe enviaremos informações sobre outros serviços que lhe podemos oferecer e mantê-lo-emos a par das nossas atividades e promoções que possam ser do seu interesse. Se desejar deixar de receber estas newsletters por e-mail, pode clicar no botão «cancelar subscrição» na parte inferior da newsletter. Pode demorar alguns dias até que isso se concretize. Se não desejar continuar a receber estas comunicações, pode cancelar a subscrição a qualquer momento. Consulte «Que direitos tem?» abaixo para obter mais informações. Se nos pedir para deixar de o contactar desta forma, também pode solicitar-nos que retomemos o contacto a qualquer momento.

Se pretendermos utilizar as suas informações para quaisquer outros fins, asseguraremos que o notificamos primeiro. Se precisarmos do seu consentimento para utilizar as suas informações para esses outros fins, dar-lhe-emos a oportunidade de aceitar ou recusar. Se aceitar, poderá cancelar a sua adesão a qualquer momento.

Verificação de crédito

Podemos efetuar uma verificação de crédito sobre si, para que possamos tomar decisões de crédito sobre si e sobre pessoas ou empresas a si associadas. Estas verificações também podem ser utilizadas para ajudar a prevenir e detetar fraudes e branqueamento de capitais.

A nossa pesquisa será registada nos ficheiros da agência de referência de crédito.

Podemos também divulgar informações sobre a forma como gere a sua conta a agências de referência de crédito, e as suas informações podem ser associadas a registos relativos a outras pessoas que residam na mesma morada ou que tenham ligações financeiras consigo.

Outras entidades de crédito podem utilizar as suas informações para tomar decisões de crédito sobre si e sobre as pessoas com quem tem ligações financeiras, localizar devedores e prevenir e detetar fraudes e branqueamento de capitais.

Se nos fornecer informações falsas ou imprecisas e suspeitarmos de fraude, registaremos esse facto.

Quando é que entraremos em contacto com outra pessoa a seu respeito?

Se nos fornecer os dados de qualquer outra pessoa com quem possamos contactar para discutir a sua conta, poderemos contactar essa pessoa, discutir e partilhar os detalhes da sua conta com ela e lidar com essa pessoa em relação à sua conta como se essa pessoa fosse o próprio titular. Podemos querer fazer isto, em particular, se não conseguirmos entrar em contacto consigo por qualquer motivo. Se mudar de ideias, pode enviar-nos um e-mail ou escrever-nos para que essa pessoa seja removida da sua conta como pessoa de contacto alternativa (consulte «Como pode contactar-nos?» abaixo).

Se nos fornecer os dados de uma pessoa que possamos contactar para obter uma referência profissional, poderemos contactar essa pessoa no âmbito da sua candidatura a um emprego.

Com quem as suas informações poderão ser partilhadas

Podemos divulgar os seus dados pessoais a:

  1. prestadores de serviços contratados por nós para apoiar as nossas operações comerciais, tais como prevenção de fraude, cobrança de dívidas, processamento de salários e serviços tecnológicos]
  2. agências de referência de crédito — consulte «Verificação de crédito» acima;
  3. as nossas seguradoras e corretores de seguros, caso subscreva uma apólice de seguro através de nós;
  4. associações comerciais das quais somos membros;
  5. autoridades policiais ou agências governamentais no âmbito de qualquer investigação destinada a ajudar a prevenir ou detetar atividades ilegais;
  6. qualquer pessoa ou entidade, caso seja necessário partilhar essas informações para cumprir a lei, para fazer valer qualquer acordo que possamos ter consigo ou para proteger a saúde e a segurança de qualquer pessoa;
  7. qualquer pessoa que tenha indicado como contacto para discutirmos a sua conta;
  8. qualquer pessoa que seja seu agente ou representante, como o titular de uma procuração, um tutor legal ou a pessoa responsável pela execução de um testamento;
  9. qualquer pessoa com quem estejamos a negociar como potencial comprador do nosso negócio ou dos nossos bens, ou caso estejamos a propor a fusão do nosso negócio com outro;
  10. associações de cartões de crédito, se tal for especificamente exigido;

Caso transmitamos dados a seguradoras, estas poderão introduzir os seus dados num registo de sinistros que é partilhado com outras seguradoras para prevenir sinistros fraudulentos. Caso recorramos a uma entidade externa para tratar as suas informações, exigiremos que cumpra as nossas instruções no âmbito dos serviços que nos presta e não para os seus próprios fins comerciais.

PROTEÇÃO DAS SUAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Dispomos de medidas de segurança adequadas para impedir que as informações pessoais sejam acidentalmente perdidas, utilizadas ou acedidas de forma não autorizada. Limitamos o acesso às suas informações pessoais às pessoas que tenham uma necessidade comercial genuína de as conhecer. As pessoas que processam as suas informações fá-lo-ão apenas de forma autorizada e estão sujeitas a um dever de confidencialidade.

Utilizaremos medidas técnicas para salvaguardar os seus dados pessoais, por exemplo:

  1. o acesso à sua conta de cliente é controlado por uma palavra-passe e um nome de utilizador que são exclusivos para si;
  2. armazenamos os seus dados pessoais em servidores seguros; e
  3. os dados de pagamento são encriptados no servidor seguro

Dispomos de procedimentos para lidar com qualquer suspeita de violação da segurança dos dados. Notificaremos o utilizador e qualquer autoridade de supervisão competente sobre uma suspeita de violação de dados, sempre que tal nos seja exigido por lei.

Embora envidemos todos os esforços razoáveis para manter os seus dados pessoais seguros, reconhece que a utilização da Internet não é totalmente segura e, por esse motivo, não podemos garantir a segurança ou a integridade de quaisquer dados pessoais que sejam transferidos de si ou para si através da Internet. Se tiver alguma preocupação específica relativamente às suas informações, contacte-nos (consulte «Como contactar-nos» abaixo).

O nosso site contém ligações para sites e aplicações detidos e operados por outras pessoas e empresas. Estes sites de terceiros têm as suas próprias políticas de privacidade e utilizam os seus próprios cookies, pelo que recomendamos que os consulte antes de lhes fornecer informações pessoais. Estes sites irão informá-lo sobre a forma como as suas informações pessoais são recolhidas e utilizadas enquanto visita esses outros sites. Não assumimos qualquer responsabilidade pelo conteúdo destes sites nem pela utilização das suas informações recolhidas por qualquer um destes outros sites, e a utilização destes outros sites é da sua inteira responsabilidade.

TRANSFERÊNCIAS DAS SUAS INFORMAÇÕES PESSOAIS PARA FORA DO EEE

Não transferiremos os seus dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu nem para qualquer organização (ou organismos subordinados) regida pelo direito internacional público ou constituída ao abrigo de qualquer acordo entre dois ou mais países.

POR QUANTO TEMPO CONSERVAMOS AS SUAS INFORMAÇÕES PESSOAIS?

Normalmente, conservamos as suas informações pessoais, enquanto cliente ou colaborador, no nosso sistema durante o período em que somos obrigados a reter essas informações nos termos da legislação aplicável, atualmente 7 anos a contar do termo do nosso contrato ou 6 meses após qualquer candidatura a um emprego não bem-sucedida, a menos que nos tenha indicado que pretende que eliminemos as informações mais cedo (consulte a secção «Quais são os seus direitos» abaixo).

QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS?

Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, dispõe de uma série de direitos importantes. Estes incluem os seguintes direitos:

  • solicitar uma cópia das suas informações que mantemos (pedido de acesso do titular);
  • exigir que corrijamos quaisquer erros nas suas informações que tenhamos em nosso poder;
  • exigir a eliminação das informações pessoais que lhe dizem respeito em determinadas situações
  • exigir que deixemos de o contactar para fins de marketing direto;
  • opôr-se, em determinadas outras situações, ao nosso tratamento continuado dos seus dados pessoais;
  • restringir o nosso tratamento dos seus dados pessoais em determinadas circunstâncias;
  • opor-se a decisões tomadas por meios automatizados que produzam efeitos jurídicos que o digam respeito ou que o afetem significativamente; e
  • receber os dados pessoais que nos forneceu, num formato estruturado, de uso comum e legível por máquina, e tem o direito de transmitir esses dados a terceiros em determinadas situações.

Estão disponíveis mais informações sobre cada um destes direitos no site Citizens Information, http://www.citizensinformation.ie

Se pretender exercer qualquer um destes direitos, por favor:

  1. envie-nos um e-mail, ligue-nos ou escreva-nos (consulte «Como contactar-nos» abaixo)
  2. forneça-nos prova da sua identidade e morada (uma cópia da sua carta de condução ou passaporte e uma fatura recente de serviços públicos ou de cartão de crédito), e
  3. indique-nos as informações a que o seu pedido se refere, incluindo quaisquer números de conta ou de referência, caso os tenha

Na maioria dos casos, não cobraremos qualquer taxa por estes serviços.

COMO ENTRAR EM CONTACTO CONNOSCO

Esperamos poder resolver qualquer dúvida ou preocupação que nos coloque sobre a forma como utilizamos os seus dados pessoais. Contacte-nos se tiver alguma dúvida sobre esta política de privacidade ou sobre as informações que mantemos sobre si.

Se desejar contactar-nos, envie um e-mail para info@spacestorage.ie, escreva-nos para Unit 6 Crosslands Business Park, Ballymount, Dublin 12 ou ligue-nos para o número 01 4299972.

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados também lhe confere o direito de apresentar uma reclamação junto de uma autoridade de controlo. A autoridade de controlo na Irlanda é o Comissário para a Proteção de Dados, que pode ser contactado através do endereço http://www.citizensinformation.ie ou pelo telefone 0761 07 4000

ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Esta Declaração de Privacidade foi publicada a 1 de maio de 2018 e atualizada pela última vez a 1 de maio de 2018. Podemos alterar esta Declaração de Privacidade periodicamente. Deve consultar esta política ocasionalmente para se certificar de que está a par da versão mais recente.

PRECISA DE AJUDA ADICIONAL?

Se desejar obter esta política noutro formato (por exemplo: áudio, letras grandes, braille), contacte-nos (consulte «Como pode contactar-nos?» acima).

POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS

  1. Introdução
    1. Detemos dados pessoais sobre os nossos colaboradores, clientes, fornecedores e outras pessoas para diversos fins comerciais.
    2. Levamos a sério as nossas obrigações ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e de todos os outros regulamentos e legislação relevantes relativos aos dados pessoais que mantemos.
    3. Nomeámos Declan como nosso Gestor de Conformidade de Dados (DCM) para assumir a responsabilidade geral pela monitorização da forma como recolhemos e utilizamos os dados pessoais, pela segurança dos dados e pelo cumprimento dos regulamentos e leis de proteção de dados.
    4. Esta política define a forma como procuramos proteger os dados pessoais e garantir que os colaboradores compreendem as regras que regem a utilização dos dados pessoais aos quais têm acesso no âmbito das suas funções. Em particular, esta política exige que os colaboradores garantam que o DCM seja consultado antes do início de qualquer nova atividade significativa de tratamento de dados, de modo a assegurar que sejam tomadas as medidas de conformidade relevantes.
  2. Definições
    1. É importante que compreenda os seguintes termos:
      1. Fins comerciais — os fins para os quais os dados pessoais podem ser utilizados por nós, por exemplo, a criação e gestão de contas de clientes, bem como para fins relacionados com o pessoal, administrativos, financeiros, regulamentares, de processamento salarial e de desenvolvimento comercial. Estes incluem o seguinte:
        1. criar e gerir os nossos contratos e contas com os nossos clientes
        2. identificação de novos clientes para fins de combate ao branqueamento de capitais
        3. contactar clientes por motivos relacionados com os serviços a que se inscreveram ou para fornecer informações que tenham solicitado
        4. contactar os clientes para os notificar de quaisquer alterações no nosso site ou nos nossos serviços que possam afetá-los
        5. faturação e cobrança de pagamentos devidos pelos serviços prestados aos clientes
        6. cobrança de pagamentos em atraso
        7. cumprimento das nossas obrigações legais, regulamentares e de governação empresarial, bem como das boas práticas
        8. recolher informações no âmbito de investigações realizadas por entidades reguladoras ou relacionadas com processos judiciais ou pedidos
        9. garantir o cumprimento das políticas empresariais (tais como as políticas relativas à utilização do e-mail e da Internet)
        10. razões operacionais, tais como o registo de transações, formação e controlo de qualidade, garantia da confidencialidade de informações comercialmente sensíveis, verificação de segurança, avaliação de crédito e verificação
        11. investigação de reclamações e resolução de litígios
        12. verificação de referências, garantia de práticas de trabalho seguras, monitorização e gestão do acesso do pessoal a sistemas e instalações, bem como das ausências do pessoal, administração e avaliações
        13. monitorizar a conduta dos colaboradores e questões disciplinares
        14. melhorar os serviços
        15. acompanhamento de oportunidades e promoção da nossa atividade
      2. Dados pessoais — informações relativas a indivíduos identificáveis, tais como clientes, contactos alternativos, fornecedores, contactos de marketing, candidatos a emprego, colaboradores atuais e antigos, pessoal de agências, contratados e outros. Os dados pessoais que recolhemos podem incluir: dados de contacto dos indivíduos, dados financeiros e de pagamento, dados relativos à formação, qualificações e competências, estado civil, nacionalidade, cargo e currículo.
      3. Dados pessoais sensíveis — dados pessoais relativos à origem racial ou étnica de um indivíduo, orientação sexual, opiniões políticas, crenças religiosas ou semelhantes, filiação sindical (ou não filiação), saúde ou condição física ou mental, infrações penais ou processos relacionados, imagens de videovigilância e quaisquer outros dados biométricos — qualquer utilização de dados pessoais sensíveis deve ser rigorosamente controlada, em conformidade com a presente política.
  3. Âmbito de aplicação

    1. Esta política aplica-se a todo o pessoal. Deve familiarizar-se com esta política e cumprir os seus termos.
    2. Podemos complementar ou alterar esta política através de políticas e diretrizes adicionais, de tempos a tempos. Qualquer política nova ou alterada será divulgada aos colaboradores antes de ser adotada.
  4. Quem é responsável por esta política?
    1. O DCM tem a responsabilidade geral por esta política e por garantir que a mesma seja cumprida por todos os colaboradores.
  5. Responsabilidades legais

    1. O RGPD impõe os seguintes requisitos:
      1. apenas conservemos dados se tivermos uma base legal para o fazer, por exemplo, quando tivermos um contrato com um cliente, para gerir a conta do cliente e prestar os serviços que este solicita, para cumprir as nossas obrigações legais, se tivermos um interesse comercial genuíno e legítimo no tratamento dessas informações ou se tivermos o consentimento da pessoa a quem os dados dizem respeito
      2. que mantenhamos esses dados confidenciais e seguros
      3. que os utilizemos apenas para fins autorizados
      4. quaisquer dados que conservemos sejam:
        1. adequados
        2. relevantes
        3. não excessivos
        4. precisos e
        5. atualizados
      5. não conservamos os dados por mais tempo do que o necessário
  6. Os nossos procedimentos
    1. Tratamento justo e lícito – Avisos de Privacidade

      1. Temos de tratar os dados pessoais de forma justa e lícita, em conformidade com os direitos das pessoas. Em geral, isto significa que não devemos tratar dados pessoais, a menos que o tratamento seja:
        1. necessário para cumprir obrigações legais ou exercer direitos legais, ou
        2. de outra forma, seja do nosso interesse legítimo e não prejudique indevidamente a privacidade do indivíduo

Na maioria dos casos, esta disposição aplica-se às atividades de tratamento de dados comerciais de rotina para os nossos fins comerciais.

      1. A nossa Declaração de Privacidade é um aviso aos clientes sobre a proteção de dados. A declaração:
        1. define as finalidades para as quais conservamos dados pessoais dos clientes (ou seja, para a prestação de serviços jurídicos e finalidades relacionadas, incluindo o cumprimento de requisitos legais e regulamentares)
        2. salienta que podemos ser obrigados a fornecer informações a terceiros, tais como autoridades policiais, ou a partilhá-las com prestadores de serviços, como seguradoras, agências de referência de crédito, agentes de cobrança de dívidas e prestadores de serviços de processamento salarial, e
        3. estabelece que as pessoas têm o direito de aceder aos dados pessoais que mantemos sobre elas
      2. A nossa Declaração de Privacidade deve ser entregue ao cliente no primeiro contacto. O nosso site encaminhará os clientes para a nossa Declaração de Privacidade quando estes fizerem um pedido de informação online. Se um cliente fizer um pedido de informação na loja ou assinar um contrato de licença na loja, deve entregar-lhe uma cópia da nossa Declaração de Privacidade nesse momento. Se as consultas forem feitas por telefone, deverá informar o cliente de que levamos a sério a privacidade dos seus dados e que pode consultar a nossa Declaração de Privacidade online ou que podemos enviá-la por correio ou e-mail.
    2. Dados pessoais sensíveis

      1. Em quase todos os casos em que tratamos dados pessoais sensíveis, exigiremos o consentimento explícito do titular dos dados para o fazer, a menos que se apliquem circunstâncias excecionais ou que sejamos obrigados a fazê-lo por lei (por exemplo, para cumprir obrigações legais destinadas a garantir a saúde e a segurança no trabalho). Qualquer consentimento deste tipo terá de identificar claramente quais são os dados relevantes, por que motivo estão a ser tratados e a quem serão divulgados.
    3. Exatidão e relevância
      1. Asseguraremos que quaisquer dados pessoais que processemos sejam exatos, adequados, relevantes e não excessivos, tendo em conta a finalidade para a qual foram obtidos. Não processaremos dados pessoais obtidos para uma finalidade para qualquer outra finalidade não relacionada, a menos que a pessoa em causa tenha concordado com isso ou que, de outra forma, possa razoavelmente esperar que tal aconteça.
      2. As pessoas podem solicitar que corrijamos dados pessoais inexatos que lhes digam respeito, devendo responder-lhes no prazo de um mês. Se alguém apresentar um pedido de correção de informações incorretas, deve informar imediatamente o DCM, fornecendo os detalhes do pedido. Se considerar que as informações estão incorretas, deve registar o facto de que a exatidão das informações é contestada e comunicar isso ao DCM quando informar que o pedido foi apresentado.
    4. Direito de recusar o marketing direto

      1. Deve respeitar qualquer pedido de um indivíduo para que os seus dados pessoais não sejam utilizados para fins de marketing direto e notificar o DCM sobre qualquer pedido desse tipo.
      2. Não envie material de marketing direto a alguém por via eletrónica (por exemplo, por e-mail), a menos que a pessoa tenha dado o seu consentimento para tal. Terá de seguir as orientações do setor relativamente ao acompanhamento de pessoas que tenham feito consultas ou solicitado um orçamento para armazenamento. [Consulte a nossa Política sobre o acompanhamento de potenciais clientes.]
      3. Contacte a DCM para obter aconselhamento sobre marketing direto antes de iniciar qualquer nova atividade de marketing direto.
    5. Direito de acesso aos dados pessoais – pedidos de acesso dos titulares

      1. Tenha em atenção que, ao abrigo dos regulamentos de proteção de dados, os indivíduos têm o direito (sujeito a certas exceções) de solicitar o acesso às informações detidas sobre si.
      2. Se receber um pedido de acesso do titular dos dados, deve encaminhar esse pedido imediatamente para o DCM. Poderemos pedir-lhe que nos ajude a dar resposta a esses pedidos.
      3. Contacte o DCM se pretender corrigir ou solicitar informações que mantemos sobre si. Existem também restrições relativamente às informações a que tem direito ao abrigo da legislação aplicável.
    6. Direito ao esquecimento ou à restrição do uso de dados pessoais

      1. Tenha em atenção que, nos termos dos regulamentos de Proteção de Dados, os indivíduos têm o direito (sujeito a certas exceções) de solicitar que restrinjamos a forma como utilizamos as informações pessoais que mantemos sobre eles ou que as eliminemos por completo.
      2. Caso receba um pedido deste tipo, deve encaminhá-lo imediatamente para a DCM. Poderemos pedir-lhe que nos ajude a dar resposta a esses pedidos.
    7. Os seus dados pessoais

      1. Deve tomar medidas razoáveis para garantir que os dados pessoais que mantemos sobre si estão corretos e atualizados conforme necessário; por exemplo, se as suas circunstâncias pessoais se alterarem, informe o DCM para que este possa atualizar os seus registos.
    8. Segurança dos dados

      1. Deve manter os dados pessoais protegidos contra perda ou utilização indevida. Isto significa que deve cumprir as nossas diretrizes e políticas de segurança estabelecidas no Anexo de Segurança daInformação abaixo.
      2. Nos casos em que outras organizações tratem dados pessoais como um serviço em nosso nome (por exemplo, empresas de processamento de salários ou de subcontratação), a DCM determinará quais as medidas específicas adicionais de segurança de dados, se houver, que devem ser implementadas nos contratos com essas organizações terceiras.
    9. Retenção de dados

      1. Devemos reter os dados pessoais apenas pelo tempo estritamente necessário. O que é necessário dependerá das circunstâncias de cada caso, tendo em conta os motivos pelos quais os dados pessoais foram obtidos, mas deve ser determinado de forma consistente com as nossas diretrizes de retenção de dados.
    10. Transferência internacional de dados

      1. Existem restrições às transferências internacionais de dados pessoais. Não deve, de forma alguma, transferir dados pessoais para o estrangeiro sem consultar previamente o DCM
  2. Comunicação de violações
    1. Todos os membros do pessoal têm a obrigação de comunicar falhas reais ou potenciais no cumprimento da proteção de dados e na segurança dos dados. Isto permite-nos:
      1. investigar a falha e tomar medidas corretivas, se necessário
      2. manter um registo das falhas de conformidade
      3. notificar as autoridades reguladoras, caso tal nos seja exigido, sempre que as falhas de conformidade sejam significativas, quer por si só, quer como parte de um padrão de falhas.
    2. Se suspeitar ou tomar conhecimento de qualquer violação da segurança dos dados, ou se considerar que não cumprimos alguma obrigação que possa constituir uma violação das nossas obrigações de conformidade em matéria de dados, deve comunicar imediatamente esses factos ou as suas suspeitas ao DCM.
  3. Formação
    1. Todo o pessoal receberá formação sobre esta política. Os novos colaboradores receberão formação no âmbito do processo de integração. Será ministrada formação adicional pelo menos de dois em dois anos ou sempre que houver uma alteração substancial na legislação ou na nossa política e procedimentos.
    2. A formação abrangerá:
      1. a legislação relativa à proteção de dados
      2. as nossas políticas e procedimentos de proteção de dados e afins
    3. A conclusão da formação é obrigatória.
    4. O DCM irá monitorizar continuamente as necessidades de formação, mas se considerar que necessita de formação adicional sobre qualquer aspeto da legislação relevante ou da nossa política ou procedimentos de proteção de dados, contacte o DCM.
  4. Acompanhamento
    1. Todos devem cumprir esta política. O DCM tomará medidas para garantir o seu cumprimento.
    2. O DCM irá rever esta política pelo menos uma vez por ano para garantir que continua a ser adequada ao seu objetivo e em conformidade com a legislação aplicável.
  5. Consequências do incumprimento
    1. Levamos muito a sério o cumprimento desta política.
    2. O incumprimento coloca tanto o colaborador como a empresa em risco.
    3. A importância desta política significa que o incumprimento de qualquer requisito pode levar a medidas disciplinares ao abrigo dos nossos procedimentos, o que pode resultar em despedimento.
    4. Se tiver alguma dúvida ou preocupação sobre qualquer aspeto desta política, não hesite em contactar o DCM

ANEXO DE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

  1. Introdução
    1. Estamos empenhados em cumprir os mais elevados padrões de gestão e segurança de documentos e informações e levamos a confidencialidade e a segurança dos dados muito a sério.
    2. Um dos objetivos desta política é:
      1. proteger contra potenciais violações de confidencialidade e falhas de integridade ou disponibilidade da informação
      2. garantir que os nossos ativos de informação e infraestruturas de TI estejam protegidos contra danos, perdas ou utilização indevida
      3. garantir que todos os colaboradores conheçam e cumpram a legislação em matéria de proteção de dados e os nossos próprios procedimentos aplicáveis ao tratamento de dados
      4. aumentar a sensibilização e a compreensão, na empresa, relativamente aos requisitos de segurança da informação e à responsabilidade dos colaboradores na proteção da informação que tratam
    3. O Gestor de TI analisará mensalmente os registos de eventos de segurança e os registos de erros e é responsável por descarregar e instalar qualquer software, correções de segurança ou atualizações do sistema necessárias.
  2. Os nossos procedimentos
    1. Gestão da informação
      1. Os registos e as informações são propriedade da empresa e não de qualquer indivíduo ou equipa.
      2. Manter registos precisos e atualizados é parte integrante de todas as atividades da empresa.
      3. Os registos completos e precisos devem ser armazenados de forma segura nos locais adequados e ser facilmente identificáveis e acessíveis a quem precisar de os consultar. Isto significa que:
        1. os ficheiros devem ser mantidos de acordo com os nossos protocolos normais de gestão de ficheiros e devem ser mantidos organizados e atualizados
        2. os e-mails relativos a assuntos de fundo e as notas de conversas telefónicas ou de outra natureza devem ser arquivados e não devem ser guardados exclusivamente em caixas de correio pessoais
        3. os ficheiros não devem ser retirados do escritório, exceto nos casos permitidos ao abrigo desta política
      4. A informação inclui os dados armazenados em qualquer local do nosso sistema informático, bem como registos em papel e imagens de videovigilância.
      5. A informação será conservada apenas durante o tempo necessário e eliminada de acordo com a nossa política de retenção e destruição de informação.
      6. Todos os colaboradores devem garantir que todas as informações e dados recolhidos são precisos e, quando apropriado, mantidos atualizados.
    2. Informações de recursos humanos
      1. Dada a confidencialidade interna e a sensibilidade dos processos pessoais, o acesso a essas informações está limitado ao Diretor de Recursos Humanos. Salvo nos casos previstos nas funções individuais, nenhum outro colaborador está autorizado a aceder a essas informações.
      2. Qualquer colaborador que exerça funções de gestão ou supervisão deve manter a confidencialidade das informações relativas ao pessoal.
      3. Sujeito às disposições do RGPD e dos códigos de conduta associados, os colaboradores podem solicitar o acesso aos seus processos pessoais a qualquer momento, mediante pedido dirigido ao DCM.
    3. Acesso aos escritórios e aos ficheiros
      1. No final de cada dia, ou quando as secretárias estiverem desocupadas, todos os ficheiros, sistemas de cópia de segurança e dispositivos que contenham informações confidenciais devem ser guardados em local seguro e trancado ou o acesso deve ser desativado em caso de ausência temporária.
      2. Todas as portas de acesso aos escritórios devem ser mantidas trancadas em segurança em todos os momentos e não devem ser fornecidas aos clientes e visitantes chaves ou códigos de acesso que não sejam os necessários para acederem às suas unidades de armazenamento.
      3. Se estiver a atender um cliente na receção ou se for necessário receber clientes no seu próprio escritório ou noutra área de escritórios, não devem ficar visíveis quaisquer ficheiros de clientes ou outras informações que não estejam relacionadas com esse cliente.
      4. Os clientes e visitantes nunca devem ser deixados sozinhos em áreas onde possam ter acesso a informações confidenciais.
    4. Computadores e TI
      1. Os computadores devem estar protegidos por palavra-passe, devendo essas palavras-passe ser configuradas e alteradas de acordo com os requisitos emitidos periodicamente pelos DCM. As palavras-passe não devem ser anotadas nem comunicadas a terceiros.
      2. Os computadores e outros dispositivos devem ser bloqueados quando não estiverem a ser utilizados, de modo a minimizar o risco de perda ou divulgação acidental de dados.
      3. É proibida a utilização de pen drives e outros suportes removíveis. Nenhuma informação confidencial deve ser copiada para disquetes, discos rígidos removíveis, CD ou DVD, nem para pen drives, sem a autorização expressa do DCM e, mesmo assim, deve ser encriptada.
      4. Os dados copiados para qualquer um destes dispositivos não devem ser carregados no nosso sistema de TI até que o dispositivo tenha sido verificado e autorizado pelo nosso gestor de TI. Assim que isso acontecer, os dados relevantes devem ser armazenados na nossa rede informática para que seja feita uma cópia de segurança, devendo os dados no dispositivo removível ser eliminados.
    5. Cópia de segurança dos dados
      1. Todos os dados eletrónicos devem ser copiados para uma cópia de segurança de forma segura no final de cada dia útil.
      2. Os suportes de cópia de segurança devem ser encriptados.
      3. Os suportes de cópia de segurança que sejam mantidos nas instalações antes de serem enviados para armazenamento num local remoto devem ser guardados de forma segura num cofre trancado e a uma distância suficiente dos dados originais, de modo a garantir que nem as cópias originais nem as de segurança sejam comprometidas.
      4. Existe um mecanismo de registo, implementado e mantido pelo nosso gestor de TI, para registar todas as informações relativas aos cópias de segurança, incluindo quaisquer falhas ou outros problemas.
    6. Comunicação e transferência
      1. As informações confidenciais não devem ser retiradas dos nossos escritórios sem autorização do DCM.
      2. Os endereços postais, de fax e de e-mail, bem como os números de telefone, devem ser verificados antes do envio de qualquer informação. Deve ter-se especial cuidado com os endereços de e-mail, nos quais as funcionalidades de preenchimento automático possam ter inserido endereços incorretos.
      3. Todas as informações sensíveis ou particularmente confidenciais devem ser encriptadas antes de serem enviadas por e-mail ou enviadas por correio registado.
      4. As informações sensíveis ou particularmente confidenciais não devem ser enviadas por fax, a menos que se tenha a certeza de que não serão intercetadas indevidamente no aparelho de fax do destinatário.
    7. Contas de e-mail pessoais e de armazenamento na nuvem
      1. As contas de e-mail pessoais, como Yahoo, Google ou Hotmail, e os serviços de armazenamento na nuvem, como Dropbox, iCloud e OneDrive, são vulneráveis a ataques de pirataria informática. Não oferecem o mesmo nível de segurança que os serviços prestados pelos nossos próprios sistemas de TI.
      2. Não utilize uma conta de e-mail pessoal ou uma conta de armazenamento na nuvem para fins profissionais. Não ligue nem conecte os seus dispositivos pessoais ao sistema informático da empresa – carregue-os numa tomada de parede.
      3. Se precisar de transferir uma grande quantidade de dados, contacte o nosso gestor de TI ou o DCM para obter ajuda.
      1. Nenhuma informação confidencial ou de outra natureza deve ser levada para casa sem a autorização do DCM e, mesmo assim, apenas se este se certificar de que dispõe de medidas técnicas e práticas adequadas para garantir a segurança e a confidencialidade contínuas dessa informação.]
      2. Nenhuma informação confidencial deve ser armazenada no seu computador doméstico (PC, portátil ou tablet).
      3. Os ficheiros e as informações confidenciais devem ser mantidos num ambiente seguro e trancado, onde não possam ser acedidos por familiares ou visitantes.
      4. Para mais orientações, consulte o DCM para obter detalhes sobre a nossa política de trabalho remoto e de suportes removíveis.
  3. Prevenção e gestão do cibercrime

    1. Todos os colaboradores devem conhecer e cumprir a nossa estratégia de prevenção do cibercrime e o plano de gestão de incidentes, que inclui a nossa política de palavras-passe [e os critérios para o trabalho remoto].
  4. Gestão e desenvolvimento de sistemas de TI

    1. Os nossos sistemas de TI são geridos por pessoal devidamente formado, responsável por supervisionar o funcionamento quotidiano e por garantir a segurança e a integridade contínuas.
    2. O Gestor de TI é responsável por garantir que dispomos de procedimentos para a configuração segura dos dispositivos de rede. Estes poderão variar de tempos a tempos, mas é provável que incluam:
      1. garantir que todos os dispositivos de rede tenham firewalls atualizados
      2. a encriptação dos discos rígidos
      3. garantir que todos os dispositivos estejam protegidos por palavra-passe[/alarmados
    1. O Gestor de TI é responsável pela gestão das contas de utilizador e implementará procedimentos para garantir que:
      1. sejam definidas permissões adequadas para os diferentes tipos de contas de utilizador, por exemplo, de administração, padrão ou de convidado
      2. que todos os membros do pessoal tenham o tipo correto de conta de utilizador
      3. os utilizadores operem com um conjunto mínimo de permissões sempre que possível
      4. as contas de utilizador sejam suspensas ou eliminadas imediatamente quando necessário, por exemplo, se um membro do pessoal deixar a empresa
    1. Os controlos de acesso serão mantidos a níveis adequados para todos os sistemas, através de uma gestão contínua e proativa. Quaisquer alterações às permissões devem ser aprovadas pelo Gestor de TI.
    2. Os novos sistemas de TI, ou as atualizações de sistemas existentes, devem ser autorizados pelo gestor de TI e pelo DCM, e o processo de autorização deve ter em conta os requisitos de segurança. Os ativos de informação associados a quaisquer sistemas novos ou atualizados propostos devem ser identificados e deve ser realizada uma avaliação de riscos.
    3. Qualquer equipamento novo deve possuir níveis adequados de resiliência e tolerância a falhas e deve ser mantido corretamente.
    4. O software e as aplicações devem ser geridos de forma a garantir o seu bom funcionamento no dia-a-dia e a preservar a segurança e a integridade dos dados. A aquisição ou instalação de software novo ou atualizado deve ser planeada e gerida, devendo quaisquer riscos de segurança da informação ser mitigados. As especificações para o novo software ou para as atualizações do software existente devem indicar os controlos de segurança da informação necessários.
  2. Continuidade de atividade

    1. A empresa dispõe de um plano de continuidade de atividade. Esse plano foi concebido para garantir a segurança contínua dos dados e para manter a confidencialidade. Receberá formação sobre o que fazer caso seja necessário pôr este plano em prática.
  3. Comunicação de violações
    1. Se suspeitar ou tomar conhecimento de qualquer violação da segurança dos dados, ou se considerar que não cumprimos alguma obrigação que possa constituir uma violação das nossas obrigações de conformidade em matéria de dados, deve comunicar imediatamente esses factos ou as suas suspeitas ao DCM.